Zásady ochrany soukromí

Informace o zpracování osobních údajů

Správce POPP s.r.o, IČ: 25507869, sídlem náměstí Okružní 828, 696 15 Čejkovice, zapsaná v OR vedeném Krajským soudem v Brně, sp.zn. C 27268 (dále jen „Správce"), tímto na základě zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění (dále jen „Zákon"), a též v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení"), informuje subjekty o zpracování osobních údajů, které o subjektech osobních údajů může zpracovávat.

Kontaktní údaje správce

Správce je možné kontaktovat buď písemně na adrese sídla, nebo elektronicky:

na e-mailové adrese: info@popp.cz
pomocí datové schránky: uaft4i6

Správce je oprávněn požadovat prokázání totožnosti kontaktující osoby z důvodu zabezpečení ochrany osobních údajů, ze stejného důvodu může být veškerá komunikace mezi Správcem a kontaktující osobou monitorována.

Zpracovávané údaje a rozsah jejich zpracování

Správce bude poskytnuté osobní údaje zpracovávat v souladu se Zákonem a Nařízením v rozsahu, v jakém byly předány Správci a rovněž pouze v souvislosti s účelem zpracování.

Zejména půjde o tyto osobní údaje:

kontaktní údaje – např. emailová adresa, telefonní číslo, bankovní spojení, kontaktní adresa, apod.,
údaje poskytnuté nad rámec příslušných právních předpisů, zpracovávané na základě uděleného souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů.

Účel zpracování osobních údajů

Správci poskytnuté osobní údaje je možné zpracovat za účelem:

plnění smlouvy uzavřené mezi Správcem a subjektem osobních údajů,
zprostředkování či zajištění přípravy právních dokumentů, kterých je třeba k realizaci smlouvy mezi Správcem a subjektem osobních údajů nebo smluvních závazků vyplývajících z takové smlouvy,
plnění zákonných povinností Správce a jeho oprávněných zájmů,
komunikace mezi Správcem a subjektem osobních údajů, zasílání newsletterů a jiných obchodních sdělení s aktualitami o činnosti Správce či aktivitách a událostech souvisejících se službami Správce, zasílání reklamních e-mailů, a to vše písemně i elektronickými prostředky (zejména e-mailem, SMS zprávami, telemarketingem) dle zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění,
nabízení zboží a služeb Správce či jiných subjektů, jejichž služby či výrobky souvisejí se službami Správce,
další marketingové činnosti Správce.

Právní základ zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou takto Správcem zpracovávány na základě následujících právních titulů:

souhlas subjektu osobních údajů,
nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění smlouvy uzavřené mezi Správcem a subjektem údajů, je-li taková smlouva uzavřena,
nezbytnost zpracování osobních údajů pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje,
nezbytnost zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů Správce.

V případě poskytnutí souhlasu se zpracováním je poskytování takového souhlasu zcela dobrovolné, neexistuje žádná zákonná povinnost jej poskytnout a rovněž neexistuje sankce za jeho neposkytnutí.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu dalších 10 let, nebo po dobu v souladu s platnými právními předpisy České republiky o archivaci listin (pokud by tato doba byla delší).

Osobní údaje poskytnuté Správci na základě souhlasu subjektu údajů budou zpracovány po dobu neurčitou, a to do doby odvolání souhlasu s jejich zpracováním.

Osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje

Zpracování osobních údajů provádí Správce, popřípadě třetí osoby, které poskytují prostředky a záruky vhodného a řádného zpracování osobních údajů, zabezpečení osobních údajů a ochrany Vašich práv (dále jen „Zpracovatelé"). Zpracovatelé budou mít bezprostřední přístup k Vašim osobním údajům pouze po dobu nezbytně nutnou a pouze v nezbytně nutném rozsahu pro realizaci zpracování. Zpracovateli jsou:

správci IT systémů a poskytovatelé softwarových služeb,
externí partneři – dodavatelé služeb mzdové a účetní agendy, finančního, daňového a právního poradenství, apod.

Příjemci osobních údajů

Správce informuje, že osobní údaje subjektu mohou být předány třetím subjektům na základě povinnosti vyplývající ze zákona. Těmito třetími subjekty jsou zejména:

orgány veřejné moci, správní orgány, soudy, Česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny,
externí partneři – dodavatelé služeb mzdové a účetní agendy, finančního, daňového a právního poradenství, apod.

Práva subjektů údajů

Ve vztahu k osobním údajům, které podléhají zpracování, má subjekt osobních údajů zejména následující práva:

právo být informován o zpracování svých osobních údajů,
právo na přístup k osobním údajům,
právo Vaše osobní údaje opravit či doplnit,
právo na výmaz osobních údajů (tzv. „právo být zapomenut"),
právo požadovat omezení zpracování,
právo požadovat přenesení údajů jinému správci,
právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů,
právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování s právními či obdobnými účinky, včetně profilování,
právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech,
další práva stanovená v Obecném nařízení.

Souhlas se zpracováním osobních údajů může být kdykoli během doby trvání zpracování odvolán. Odvolání souhlasu je nutné doručit písemně nebo prostřednictvím elektronické komunikace (e-mail, datová schránka) Správci údajů. Účinky odvolání souhlasu počínají plynout dnem doručení odvolání souhlasu Správci údajů a nevztahují se na zpracování osobních údajů, které je nutné a probíhá na základě jiného právního základu, než je takový souhlas.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Má-li subjekt zpracování osobních údajů pochybnosti o dodržení zásad obsažených v tomto dokumentu nebo v Obecném nařízení, popřípadě má-li podezření, že činností Správce osobních údajů dochází k porušování jeho práv, má právo podat stížnost na Správce osobních údajů u příslušného dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů).

Námitky proti zpracování osobních údajů

Námitky proti zpracování osobních údajů je možné podat z důvodů uvedených v Zákoně a Nařízení. V případě, kdy je možnost podání námitky uplatněna, Správce dál osobní údaje nezpracovává, ledaže na tom má oprávněný zájem nebo zpracování osobních údajů slouží veřejnému zájmu.

Zabezpečení osobních údajů

Osobní údaje poskytnuté ke zpracování budou zabezpečeny zabezpečovacími postupy a technologiemi, které byly pro tento případ Správcem určeny, a jež byly takto vyhodnoceny jako vhodné a náležité.

V případě narušení bezpečnosti a možného zveřejnění osobních údajů subjektů, bude o tomto nebezpečí Správce subjekt osobních údajů neprodleně informovat, stejně jako příslušný dohledový úřad, a to v souladu s povinnostmi stanovenými právními předpisy.

Souhlas udělený elektronickou formou (zejména potvrzením či „odkliknutím" souhlasu prostřednictvím internetu či jiné elektronické sítě), je považován za souhlas jednoznačný, určitý a vážný a ze strany jeho poskytovatele takto udělený ve formě postavené na roveň písemnému udělení.

Zpracování osobních údajů v mobilní aplikaci POPP Service

Následující část se týká výhradně mobilní aplikace POPP Service (identifikátor cz.erokotech.popp_go), kterou vyvíjí a v Google Play vydává společnost ErokoTech, s.r.o. Aplikaci provozuje Správce, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Společnost ErokoTech, s.r.o. zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro vývoj, provoz, údržbu a technickou podporu aplikace a vystupuje v tomto rozsahu jako zpracovatel.

Pro koho je aplikace určena

POPP Service je interní pracovní nástroj určený výhradně montérům Správce a jeho smluvním partnerům, kteří provádějí montáže a servis zastřešení bazénů.

Aplikace není určena veřejnosti ani koncovým zákazníkům Správce. Přístup do aplikace je umožněn pouze osobám, které mají se Správcem existující pracovní nebo partnerský vztah.

Uživatelem aplikace je tedy montér nebo smluvní partner. Prostřednictvím aplikace však mohou být zpracovávány také osobní údaje zákazníků Správce, které jsou součástí údajů o konkrétních zakázkách.

Jaké údaje aplikace zpracovává

Aplikace zpracovává údaje nezbytné pro svou funkci, zejména:

identifikační a přihlašovací údaje uživatele – zejména e-mailovou adresu a přístupové údaje. Heslo se v aplikaci neuchovává; přihlašovací údaje jsou předávány do interního systému NER CRM Správce, kde probíhá ověření uživatele,
údaje o zakázkách – informace související s konkrétní montáží nebo servisním zásahem, včetně údajů potřebných pro organizaci a evidenci provedených prací,
údaje o zákaznících – osobní údaje zákazníků, které jsou vedeny v systému NER CRM a které jsou v rozsahu nezbytném pro provedení zakázky zpřístupněny uživateli aplikace,
fotografie a další soubory – zejména fotografie pořízené nebo vybrané uživatelem v souvislosti s montáží, servisem nebo jiným prováděním zakázky.

Aplikace zpracovává pouze údaje potřebné pro její pracovní účel. Nevyužívá údaje pro reklamní účely ani nevytváří profily uživatelů.

Přístup k fotografiím a fotoaparátu

Aplikace umožňuje uživateli pořizovat fotodokumentaci realizovaných montáží a servisních zásahů. Fotoaparát je používán pouze v souvislosti s funkcí pořizování fotografií v aplikaci a aplikace nepořizuje fotografie bez vědomí a aktivního úkonu uživatele.

Pokud aplikace umožňuje výběr již pořízených fotografií ze zařízení, může v nezbytném rozsahu přistupovat k fotografiím vybraným uživatelem za účelem jejich připojení k příslušné zakázce. Aplikace nepřistupuje k fotografiím uživatele za jiným účelem.

Účel zpracování

Osobní údaje zpracovávané prostřednictvím aplikace POPP Service jsou využívány zejména k těmto účelům:

ověření identity uživatele a zabezpečení přístupu do aplikace,
organizace, evidence a řízení montáží a servisních zásahů,
zpřístupnění údajů potřebných k provedení konkrétní zakázky,
pořizování a vedení fotodokumentace provedených prací,
doložení průběhu a výsledku montáže nebo servisního zásahu,
předání a převzetí díla,
řešení reklamací a uplatňování nebo obhajobě právních nároků,
zajištění řádného provozu a zabezpečení aplikace.

Právní základ zpracování

Právní základ zpracování se může lišit podle konkrétního typu osobních údajů a účelu jejich zpracování.

U údajů uživatelů aplikace je zpracování prováděno zejména v souvislosti s pracovním nebo smluvním vztahem se Správcem a za účelem zajištění pracovních a smluvních povinností.

U údajů zákazníků a údajů souvisejících s konkrétními zakázkami je zpracování prováděno zejména za účelem plnění smluvních povinností vůči zákazníkům, plnění právních povinností Správce a na základě oprávněného zájmu Správce na řádné evidenci, dokumentaci a doložení provedených prací, včetně ochrany jeho práv a právních nároků.

Přístup k údajům a jejich uložení

K údajům zpracovávaným prostřednictvím aplikace mohou mít v rozsahu nezbytném pro plnění svých úkolů přístup:

pověření zaměstnanci Správce,
montéři a smluvní partneři Správce v rozsahu údajů potřebných pro provedení konkrétní zakázky,
ErokoTech, s.r.o. jako poskytovatel vývoje, technické správy a podpory aplikace,
Amazon Web Services (AWS) jako poskytovatel cloudové infrastruktury a úložiště, které Správce využívá pro ukládání dat a fotografií.

Údaje používané aplikací jsou propojeny s interním systémem NER CRM Správce. Přihlašovací údaje uživatele jsou předávány do NER CRM, kde dochází k ověření jeho oprávnění k přístupu.

Fotografie a soubory související se zakázkami jsou ukládány prostřednictvím služby Amazon S3.

ErokoTech, s.r.o. ani Amazon Web Services nepoužívají osobní údaje pro vlastní marketingové účely. Osobní údaje nejsou prodávány ani pronajímány třetím stranám.

Doba uchování údajů

Údaje uživatelů aplikace jsou zpracovávány po dobu trvání jejich pracovního nebo smluvního vztahu se Správcem, případně po dobu, po kterou je jejich přístup do aplikace oprávněný. Po ukončení vztahu Správce přístup uživatele deaktivuje.

Údaje o zákaznících, zakázkách a fotodokumentace jsou uchovávány po dobu nezbytnou pro plnění smluvních a právních povinností Správce, zejména po dobu potřebnou pro vyřízení záruk, reklamací a případných právních nároků.

Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo jinak zpracovány v souladu s právními předpisy a interními pravidly Správce pro uchovávání údajů.

Zrušení účtu a výmaz údajů

Uživatelské účty v aplikaci POPP Service zakládá a spravuje Správce.

Uživatel může požádat o zrušení svého účtu nebo o uplatnění svých práv v souvislosti se zpracováním osobních údajů prostřednictvím e-mailové adresy info@popp.cz.

Zrušením nebo deaktivací uživatelského účtu nemusí automaticky dojít k okamžitému výmazu všech údajů souvisejících s konkrétními zakázkami. Údaje, které je Správce povinen uchovávat podle právních předpisů nebo které jsou nezbytné pro ochranu jeho práv a právních nároků, mohou být uchovány po nezbytně nutnou dobu.

Zabezpečení údajů

Přenos údajů mezi aplikací, NER CRM a dalšími systémy Správce probíhá prostřednictvím zabezpečeného přenosu dat.

Přístup do aplikace je chráněn autentizací uživatele a je umožněn pouze osobám s platným oprávněním. Přístup k údajům v interních systémech Správce je omezen podle pracovního nebo smluvního oprávnění jednotlivých osob.

Správce a jeho zpracovatelé přijímají přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo zničením.

Práva uživatelů a dalších subjektů údajů

Uživatelům aplikace i dalším osobám, jejichž osobní údaje jsou prostřednictvím aplikace zpracovávány, náleží práva podle platných právních předpisů o ochraně osobních údajů, zejména právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu, případně výmaz, omezení zpracování, vznesení námitky proti zpracování a právo na přenositelnost údajů, pokud jsou pro jeho uplatnění splněny zákonné podmínky.

Práva lze uplatnit na kontaktech uvedených v části „Kontaktní údaje správce".

Subjekt údajů má rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Poznámka k mobilní aplikaci a Google Play

Informace uvedené v této části odpovídají zamýšlenému způsobu fungování aplikace POPP Service. Správce bude zároveň udržovat aktuální informace o zpracování údajů v aplikaci a údaje uvedené v sekci Bezpečnost údajů (Data safety) v Google Play tak, aby odpovídaly skutečnému fungování aplikace a používaným technologiím.